Una vez más Miguel Ángel del Prado, desde su blog en CEPYMEARAGON, pone el dedo en la llaga con el post: ¿El problema está fuera o dentro de la profesión?.No puedo estar más de acuerdo con él.
Es un hecho que los profesionales de la documentación no acaban de consolidarse en el organigrama laboral, como en el libro de Frank Cappa estamos ligeramente desenfocados. En la cacareada era de la información, paradójicamente, no tenemos la presencia esperada.
Mientras la Administración Pública y la Empresa andan infoxicados, con serios problemas para organizar y explotar documentos e información que se reproducen como hidras y les llegan a oleadas en distintos formatos y fuentes, la demanda de profesionales de la información no es directamente proporcional.
Replegados en los territorios tradicionales de la administración, documentalistas y archiveros no acaban de introducirse masivamente en el tejido empresarial. Están desplazados en las esquinas del sistema, mientras que otras profesiones, algunas de ellas muy recientes, han encontrado rápidamente sus nichos de mercado y tienen una gran demanda laboral.
La actitud cortoplacista actual hace mella en todas las actividades, y también en la implantación de la cultura de la información y la gestión documental en las empresas.
Es habitual que los presupuestos destinados a la gestión de la documentación y la información se inviertan mayoritariamente en herramientas informáticas y en su mantenimiento, dejando en segundo plano a los expertos en gestión.
No es así en los países de nuestro entorno como podemos leer en la comunicación de Teresa Tortella, Acceso a los archivos de empresa en Europa, en EEUU y en España en el X Congreso Internacional de la Asociación Española de Historia Económica celebrado el pasado mes de septiembre.
Para conseguir la consolidación en el mercado hay que empezar por más formación ad hoc en la Universidad, pero sobre todo, es urgente desarrollar nuevas estrategias de mercado, incidiendo en el marketing y la comunicación enfocados a las PYMES que son nuestro mercado potencial.
Con la bajada de los presupuestos tecnológicos y los precios competitivos que ofrece el cloud computing, es un buen momento para cambiar la tendencia de los mercados promoviendo la demanda hacia la inversión en auditorías documentales rigurosas, planificación documental, diseño de estrategias en gestión de sus archivos a medio y largo plazo, porque es un hecho que la gestión documental aporta soluciones que hacen más competitivas a las empresas.
No olvidemos que las oportunidades no vienen solas, tenemos mucha competencia. Busquemos nuestro espacio ofreciendo servicios adaptados a las necesidades empresariales, no al revés. Siguiendo las reflexiones de Javier Guallar en el Profesional de la información, yo también me pregunto ¿Para cuándo un lobby profesional?
Vale
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Tags: Gestión Documental, Profesionales Documentación, PYMES
Cuando realizamos un proyecto de gestión documental hay que tener en cuenta los posibles riesgos. La capacidad de sortear problemas y resolverlos es una de las habilidades que más se valoran en los profesionales. No es tarea fácil, pero las dificultades técnicas pueden subsanarse con éxito. Las que entrañan más complejidad son las que provienen de lo que Graham Greene llamó acertadamente: “el factor humano” que, como es sabido, es el más impredecible de todos. 
Para que un proyecto llegue a buen puerto hace falta un claro liderazgo por parte de la Dirección y de la cadena de mandos, su apoyo es indispensable para conseguir el compromiso y la implicación de todo el personal.
El soporte del equipo directivo será efectivo siempre y cuando tengan asumido que la documentación está indisolublemente unida a los procesos y a las actividades de la organización. Para ejecutivos confusos son de gran ayuda los White Papers que el Grupo de Difusión del CTN50/SC1-Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR ha puesto recientemente en la red: N822 ISO 15489 Declaración para directivos y ISO TC46 SC11N823 Breve declaración para directivos.
En segundo lugar, hay que tener en cuenta que organizar un archivo de gestión supone, para los profesionales de la información, una gran dependencia de todo el personal de la empresa, es por todos conocido que la fortaleza de una cadena es la del más débil de sus eslabones, así que cuando no es bien acogida la nueva forma de trabajo por un grupo, por pequeño que sea, el proyecto está en riesgo.
La gestión del cambio en los archivos supone modificar formas de trabajo y malas prácticas con largo arraigo. Para eliminarlas e implantar una nueva organización es necesaria la colaboración y la confianza de todo el equipo, ya que en este reside la clave del éxito.
Al planificar un archivo de gestión no podemos olvidar que tenemos por delante una labor didáctica, tan importante como la organizativa. Esta debe ser continuada hasta que los usuarios venzan sus reticencias, se adapten a la nueva forma de trabajo y se impliquen activamente.
Creatividad, imaginación y psicología van de la mano en estos proyectos, generalmente exigentes y complejos. El Archivo va indisolublemente unido a las personas que lo gestionan, lograr la confianza y el apoyo del grupo es un desafío que pone a prueba nuestra capacidad de adaptación y aprendizaje, cuando se consigue, los riesgos se minimizan y estamos más cerca del éxito. Cada cliente requiere una estrategia diferente, ese el reto.
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Tags: Archivos empresa, Gestión Documental, ISO 15489, Riesgos
Desde la noche de los tiempos, el almacenamiento de los documentos en formato papel ha sido una pesadilla para las organizaciones. A primera vista parece que los documentos en soporte digital han resuelto de un plumazo ese problema, en pequeños discos caben miles de documentos.
¿Se acabaron las dificultades? Desgraciadamente no, a los tradicionales problemas de los archivos, se han añadido otros y todo en menos de 15 años:
- La fragilidad del soporte digital
- La imposibilidad de lectura si no conservamos los dispositivos de reproducción
- Los duplicados
- Documentos con múltiples versiones
- Crecimiento desmedido
Si a todo esto incluimos la proliferación de herramientas que prometen resolverlo todo, nos encontramos, en más ocasiones de las deseables, que nuestros clientes se sienten perdidos y en el peor de los casos cautivos.
¿Cuál es la solución? Diseñar lo antes posible una estrategia y crear una cultura empresarial enfocada a la organización y preservación de la documentación/información. La clave es anticiparse al problema y planificar el almacenamiento y preservación de nuestros documentos de la mano de expertos en gestión documental .
Por el contrario, cuanto más tiempo dejemos pasar, se consolidarán las malas prácticas dando lugar a ineficiencia, pérdidas de tiempo en la búsqueda de documentos, y en más ocasiones de las deseadas, a la desaparición de otros que por nuestra falta de planificación ya no serán recuperables.
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Tecnofobia y Tecnofilia son palabras que sin llevarlas a sus últimas consecuencias, definen dos tendencias habituales en el mundo empresarial.
Por una parte los tecnófobos, escarmentados de soluciones informáticas para gestión de empresas que les han hecho perder tiempo y dinero. 
Malas experiencias que van resabiando a los usuarios haciéndoles impermeables a todo lo que no sea Google y Windows, eso, si no han trabajado con MAC, porque de ser así es difícil que hagan el viaje a la inversa.
Por otra los tecnofílicos, convencidos que solo en la tecnología encontrarán la panacea de la gestión empresarial.
¿Por qué?
No puedo dar una respuesta universal pero he trabajado con muchos clientes que, tras pasar por distintos productos estándar o a la medida, no han visto cumplidas sus expectativas y han desarrollado una tecnofobia crónica o por el contrario incorporan continuamente tecnologías y nuevos productos buscando la solución definitiva a sus problemas de gestión.
Ante un mercado tan dinámico y rebosante de ofertas ¿Cómo superar el síndrome tecnológico?:
• En primer lugar planificar con la vista puesta en nuestras necesidades y la rentabilidad de nuestra inversión
• Definir con claridad nuestros objetivos
• Auditar previamente nuestro archivo y definir una estrategia
• No dejarnos seducir por la tecnología – Las herramientas informáticas no son el fin son el medio
• Crear equipos de trabajo multidisciplinares formados por la Dirección de la empresa, Expertos en gestión documental, Usuarios y Técnicos
• Involucrar a todo el personal – Conocer sus necesidades y opiniones, por bien diseñado que esté un proyecto, serán ellos quienes con su participación activa o pasiva harán que el proyecto funcione o fracase.
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Tags: Gestión Documental, Tecnofilia, Tecnofobia
Este códice manuscrito en pergamino ha sobrevivido a 900 años de nuestra convulsa historia. Dentro de 9 siglos ¿Qué llegará de la documentación que generamos hoy? 
Sabemos que el 90% de los documentos digitales se perderá, la mayoría de ellos no llegarán a nuestros hijos. La fragilidad de los soportes, la inflación de documentos y la acelerada vida empresarial, obliga a dejar de lado la labor de conservación. El día a día devora el pasado y el futuro.
Un aspecto fundamental de nuestro trabajo como gestores de información es planificar la conservación de los documentos. Cuando realizamos un proyecto, la preservación de los documentos es uno de los puntos cruciales, que no debemos dejar de lado, por más que nuestro cliente se centre en el corto plazo y no quiera ni oír hablar de ello.
La creación de calendarios de conservación y su cumplimiento, es imprescindible para una buena gestión documental. Aunque el soporte digital permita un almacenamiento barato, no hay que guardarlo todo, es necesario eliminar aquello que no sirve y conservar solo lo necesario, utilizando formatos y soportes que aseguren su lectura con el paso del tiempo.
Es necesario planificar con un criterio riguroso la selección de los documentos en los que invertiremos recursos para su conservación y posterior recuperación. Eliminar el miedo de los empresarios a destruir para contribuir a la creación de una cultura de expurgo controlado de documentos, por aquello de que conservar todo = a no conservar nada.
Vale
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