En los archivos digitales la tendencia más común es la de guardarlo todo, (por si acaso), convirtiendo el archivo corporativo en un contendor donde no es posible distinguir lo que vale de lo que no. Es el síndrome de Diógenes digital.
Esto ya era un problema recurrente con la documentación papel. El almacenamiento indiscriminado de documentos es algo a lo que nos hemos enfrentado siempre los gestores de información y que ha crecido exponencialmente con los documentos electrónicos.
Cuando le planteas a un cliente o a un usuario que hay que establecer un plazo de vida para sus documentos lo normal es que le entre el pánico y se resista con todas sus fuerzas, con la creencia de que guardarlo todo supone preservar el conocimiento de la empresa, cuando la realidad es que a la larga produce el efecto contrario: pérdida de información y operatividad.
Aunque la documentación digital tiene unos costes menores de almacenamiento, tarde o temprano, si no se planifica, los servidores de las empresas se colapsan con duplicados, documentación obsoleta, versiones infinitas de los documentos y descargas de la red. Cuando ya no cabe un bit más, el departamento de informática toca arrebato y todo el mundo tiene que parar su actividad y, sin procedimiento alguno, hacer limpieza para dejar espacio. En ese momento se decide aceleradamente qué se guarda en cintas, quedando fuera del acceso de los usuarios, qué se borra y qué permanece. Lo que prima es resolver los problemas de espacio y no los documentales.
Para que esto no ocurra es necesario tener en cuenta tres cosas:
- Identificar la documentación de archivo de la que no lo es y clasificarla por separado
- Definir los plazos de vida de los documentos tanto los de archivo como los que no lo son
- Programar anualmente las transferencias de los documentos del archivo de gestión al archivo intermedio y al histórico.
Actualmente con las herramientas que disponemos podemos automatizar estos procesos con una pequeña inversión, eso sí, previamente es necesario realizar un profundo análisis y crear los procedimientos que definirán la estrategia, nunca al revés.
Vale
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