La digitalización de documentos inició sus pasos en la última década del pasado siglo y en el presente es un imprescindible de nuestra vida privada y laboral. Un medio excelente para la conservación y difusión de los documentos que los hace más accesibles, transportables y compartibles. El bajo coste de la reproducción y almacenamiento digital, frente a la documentación papel es imbatible y tiene un largo etcétera de beneficios sobre las que no hay que insistir porque son sobradamente conocidos.
¿Todo son ventajas?
Antes de contestar pensemos en millones de personas…. o mejor en nuestros más cercanos colaboradores digitalizando y almacenando según su criterio personal docenas de documentos al día, cientos al mes y miles al año. ¿Preocupante no? Lo que en principio era la solución se puede convertir en un problema, sobre todo, si nos empeñamos en que el medio, la tecnología, se convierta en el fin.
La digitalización descontrolada empieza a preocupar a las Administraciones públicas. Consciente de ello el Archivo Provincial de Málaga ha promovido el curso organizado por el Instituto de Administración Pública de La Junta de Andalucía: Digitalización y Archivos de oficina dirigido a funcionarios, celebrado del 2 al 22 de abril.
Tomás López Director de la empresa IMTHE y yo impartimos una de las jornadas de formación dedicada a iniciar a los alumnos en los conceptos básicos de la digitalización y su práctica. Además de los aspectos técnicos:
• Formatos y estándares de digitalización que se pueden utilizar en la captura de imágenes
• Procesos de post-producción y grabación de los archivos digitalizados
• Estaciones de captura y software especializado
A modo de introducción, se hizo una exposición de los objetivos y metodología necesarios para diseñar un plan de digitalización, como paso previo indispensable para cualquier proyecto documental, en el que como mínimo hay que incluir:
• El alcance y la finalidad de la documentación a digitalizar
• A que series documentales concierne
• Como se va a integrar con el archivo digital
• Quienes serán los responsables
• Cómo afectará al proceso de tramitación de los documentos
• Que se va a externalizar y que no. Evaluar si la documentación que hemos incluido en el plan podemos llevarlo a cabo todo o una parte y si es necesaria la colaboración de una empresa externa
• Normalización de los procesos de digitalización. Que normas y leyes, como la Ley de protección de datos, afectan a este proceso
• Plan de calidad. Que controles va a tener el proceso para asegurarnos la fiabilidad, integridad y conformidad de los documentos
• Diseño de procedimientos
• Cómo incidirá en la cultura de la organización
Una vez más desde este blog, insistimos, en la necesidad de realizar una planificación rigurosa antes de implantar cualquier tecnología que afecte a nuestros archivos como único camino para obtener buenos resultados.
Vale
Edición sostenible pensada para leer en pantalla. Si lo imprimes, hazlo a doble cara.
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