Coincidiendo con el día internacional de los archivos retomo la actividad en mi blog. Si el año pasado, un día como hoy, nos levantábamos con la mala noticia de la muerte de Ángel Fuentes, este año, afortunadamente, la celebración comenzaba sin malas nuevas con unas interesantes Jornadas organizadas por el Archivo Histórico Provincial de Málaga sobre La seguridad en los archivos.
Ester Cruces (Directora del Archivo Municipal) y Ana Díaz (Archivera) como organizadoras consiguieron congregar a un buen número de profesionales en torno a un tema del que se habla poco y del que debería hacerse más hincapié porque trabajar en un archivo tiene más riesgos para la salud de lo que parece a primera vista.
En los depósitos de archivos de papel es fácil encontrar insectos, roedores, microorganismos, malos olores, humedades, falta de iluminación…. Por no hablar que el saber, si bien no ocupa lugar, los documentos que lo contienen si y además pesan lo suyo. La continuada manipulación de las cajas de archivo y el contacto con la flora y fauna que se genera en depósitos inadecuados causan enfermedades a los trabajadores.
Las instalaciones deben cumplir los estándares que la ley indica, no solo para la conservación de los documentos, si no por salubridad hacia las personas que trabajan en ellos y para los usuarios que consultan los documentos. Marta Izquierdo, Inspectora Provincial de trabajo de Málaga, hizo una pormenorizada exposición de las medidas de seguridad. De su intervención destacar que actualmente los espacios destinados a archivos se tienen cada vez más en cuenta en la inspección de trabajo, dejando de ser considerados meros almacenes de papel.
Pedro Salmerón como arquitecto experto en diseño y rehabilitación de edificios para archivos, también dio una interesante ponencia, muy ilustrativa de cara a los responsables que deben decidir la ubicación de los depósitos, instalaciones y mantenimiento de los archivos.
El acto se cerró con la mesa redonda: ¿Cómo están los archivos e instalaciones en la provincia de Málaga? Maria Isabel Cazenave del Archivo Central del la Subdelegación del Gobierno, José Jurado Cortés del Archivo Municipal de Torrox y Alfredo Galán del Archivo Municipal de Estepona, nos contaron sus experiencias y el esfuerzo que supone sortear todo tipo de obstáculos para sacar adelante su trabajo. Historias para no dormir lo titulé en un twit, porque en estos y otros muchos casos la realidad supera a la ficción con creces.
Para los profesionales no es un secreto que los archivos públicos cuentan con bajos presupuestos y que si se van consiguiendo resultados son, más gracias a la profesionalidad de los archiveras/os, empeñados en salvaguardar y poner a disposición de los ciudadanos nuestro patrimonio documental, que por una verdadera conciencia e implicación de las administraciones públicas.
Con estos mimbres de pobres inversiones y sin una verdadera voluntad política es complicado que la transparencia y la e-administración se implanten en todas las administraciones en un plazo breve y también que dejemos un legado documental coherente a las generaciones futuras. Pero no debemos achacar la falta de cultura archivística solo a nuestras instituciones y a sus responsables. Los profesionales debemos reflexionar sobre el conocimiento que tiene la sociedad de nosotros y como llegar a ellos para crear una mayor demanda social que promueva entre las administraciones más y mejores inversiones.
Hablo una vez más del marketing en los archivos. Valga este ejemplo: a raíz de mi visita este fin de semana al museo Pompidou de Málaga me gustó mucho como Brigitte Leal y su equipo con una selección de obras bien escogidas de artistas del siglo XX, unos muy representativos y otros más desconocidos, han creado un discurso pensado para el gran público, impactante, didáctico y entretenido. El espacio, la luz y las obras te envuelven desde el comienzo y te llevan de la mano por todo el museo. Lejos de abrumar, como la mayoría de los museos, deja con ganas de más.
Los archivos deberían intentar un camino parecido, más didáctico, más lúdico, en definitiva más marketiniano. Creo que no solo hay poner el foco en arrancar más presupuesto para mejorar los servicios y las instalaciones de los archivos sino en atraer a todos los públicos con actividades que pongan a los archivos en el ADN de las ciudades.
Un buen ejemplo, (y afortunadamente no el único) es Maribel Vila, directora del Archivo Municipal de Málaga, que para la noche en blanco lleva varios años contratando actores que representan momentos históricos de la ciudad de Málaga o trae exposiciones divertidas como la del vestuario de la serie Isabel de TVE. Consecuencia: llenazo total. Cada vez más malagueños ven el archivo municipal como parte de su ciudad. Esta misma noche para celebrar el día 9 de junio tenemos un magnifico programa de música clásica (con soprano y tenor incluidos) en el patio del Archivo y además gratis. Tendré que llegar pronto para no quedarme sin sitio (no sería la primera vez).
Vale
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Este post es la comunicación que presenté en las XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid. Gestión documental: soluciones para la e-Administración. Arroyomolinos (Madrid) 23 y 24 de mayo 2013.
La razón de publicarlo aquí es que, debido a un error ajeno a la organización, no apareció publicado en las actas, por lo que la Dirección de ANABAD me ha permitido incluirlo en mi blog para su consulta y difusión.
RESUMEN
En España la gestión de la documentación de los archivos de oficina no se contempla como parte fundamental de la estrategia empresarial, ni se incluye en los planes de negocio. La tarea de gestionar los documentos, en el ámbito público y privado, con frecuencia, se delega al departamento de informática en la creencia de que los documentos que se generan y almacenan digitalmente son responsabilidad de esos técnicos, separando la gestión del archivo papel del electrónico.
De unos años a esta parte, las organizaciones apuestan cada vez más por la calidad, la excelencia y la innovación, poniendo en valor la correcta organización de la documentación que generan y reciben. La publicación de la familia de normas ISO 30300/30301 que permite integrar los sistemas de gestión y certificar los archivos, sea cual sea su tamaño, esta situando la gestión documental al mismo nivel que el resto de actividades de la empresa.
INTRODUCCIÓN
No es la primera vez que comienzo un artículo diciendo que la correcta gestión de la documentación de los archivos de oficina es la asignatura pendiente de las organizaciones en España y me temo que todavía pasará algún tiempo antes de que sea una frase obsoleta. También en mis intervenciones de los últimos años, insisto en que estamos viviendo un cambio de época en la que los profesionales de la información tenemos un papel clave.
Si revisamos la historia reciente de los archivos, veremos que las oficinas se inundaron desde mediados de los 90 con soluciones informáticas que automatizaron muchas tareas, pero que en muchos casos, no se tuvieron en cuenta los procesos, ni se analizaron en profundidad los requisitos previos a la implantación de estos sistemas. No hubo una planificación a la medida de las necesidades de la empresa y casi todo se basó en la mecanización.¿Cuáles han sido las consecuencias años después? Muchos clientes/usuarios se sintieron insatisfechos e incluso cautivos de sus proveedores de software.
Actualmente los directivos y el personal de las empresas tienen más conocimientos tecnológicos que cuando comenzó el proceso masivo de informatización y son conscientes de que necesitan algo más que tecnología para conseguir sus objetivos. No es casual que vayan quedando atrás los tiempos en que se delegaba en manos de informáticos la gestión de la información de la empresa. Los directivos son exigentes con los productos que adquieren y van asumiendo el liderazgo de los cambios en sus empresas. Buscan el apoyo de estándares internacionales como una garantía de normalización e incorporan procesos de mejora en un deseo de alcanzar la excelencia. Si esto fuera poco nada más comenzar el siglo XXI la era de la información está siendo superada rápidamente por la de las hipercomunicaciones:
- En menos de una década se ha producido un crecimiento exponencial de información (Big Data) [i]cada vez más difícil de gestionar.
- En un tiempo record han nacido, crecido y desarrollado las nuevas comunidades digitales (Redes Sociales)
- La movilidad y los entornos colaborativos propiciados por los dispositivos móviles y la información en la nube (cloud computing) permiten trabajar y comunicarnos a cualquier hora y desde cualquier sitio.
- El internet de las cosas[ii] y las smart cities apoyadas en las tecnologías de la información son tendencias que hasta hace poco parecían ciencia ficción y con las que ya estamos conviviendo
- Por último, como pronostica la consultora Gartner[iii], en los próximos 5 años seesperan más cambios tecnológicos que en los últimos 25, esto unido a la globalización, está obligando a las empresas a cambiar sus políticas corporativas, entre ellas las de gestión de la información.
Adicionalmente cabe destacar que las herramientas tradicionales van perdiendo mucha de su efectividad; e-mail, servidores, pcs, intranets… y empiezan a ser sustituidas por redes sociales, cloud computing, dispositivos móviles… Vivimos un momento con numerosos desafíos que llevan aparejados cambios en las formas de trabajo y en la comunicación que abre oportunidades a nuevas profesiones y a otras que no lo son tanto como la nuestra.
Source: IDC’s Digital Universe Study, sponsored by EMC, June 2011
[i]IBM 2012 Analytics Study : The real-world use of big data
https://www14.software.ibm.com/webapp/iwm/web/signup.do?source=csuite-NA&S_PKG=Q412IBVBigData
[ii]Fundación de la Innovación Bankinter. El Internet de las Cosas
En un mundo conectado de objetos inteligentes. 2011
http://www.fundacionbankinter.org/system/documents/8168/original/XV_FTF_El_internet_de_las_cosas.pdf
[iii]Predicts 2013. Gartner’s Predictions for the year ahead
http://www.gartner.com/technology/research/predicts/
1. LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN / OFICINA
Tras el breve análisis del capítulo anterior y vista la rápida evolución a la que estamos sometidos y que no tiene marcha atrás, hay que descender a la realidad de los archivos de oficina. Es aquí donde tiene su inicio gran parte de la creación y la recepción de documentos e información.
No voy a separar la problemática de las administraciones públicas y la empresa privada, ya que a día de hoy comparten una idiosincrasia parecida a la hora de organizar sus archivos de gestión y que se puede resumir en una falta planificación y formación de los responsables de la gestión de documentos. Como consultora los escenarios más frecuentes que encuentro son:
- Los que tienen serias dificultades en la gestión de su documentación, y están inmersos en lo se conoce como etapa del desastre.
- Los que han invertido con acierto en recursos tecnológicos y humanos, pero no acaban de tener los resultados deseados.
Aunque los errores de base son los mismos en ambos casos, en los primeros son más graves porque nunca han aplicado un método, no existe liderazgo y están muy arraigadas las malas prácticas. Esto significa que hay que empezar de cero y cambiar radicalmente la organización y las formas de trabajo. Organizar el archivo se convierte una tarea compleja y laboriosa que mezcla lo documental con lo humano.
Los segundos están en mejor situación porque tienen experiencia, han aprendido de sus errores, son conscientes de sus problemas, conocen los procesos de su organización, y lo más importante, están motivados y tienen una actitud receptiva a los cambios. Veamos pues a que nos enfrentamos en los archivos de oficina:
- ¿Archivo o Archivos?
Es raro encontrar un archivo que no esté fraccionado en tantos archivos como unidades de negocio tiene la empresa. Ante la ausencia de una política común, cada sección se organiza según criterios personales.
Si de por si esto ya es un grave error, cuando se producen cambios en el organigrama y se sustituyen unos responsables por otros, la organización de los documentos se modifica tantas veces como sea necesaria para adaptarse a los nuevos jefes. De esta forma los documentos cambian de ubicación y de organización sufriendo todo tipo de vicisitudes, lo que conlleva pérdidas de documentación e ineficiencias de todo tipo. Este método tan arraigado da lugar a que los departamentos vivan de espaldas unos a otros repitiendo trabajos ya hechos debido a una total falta de visibilidad de las demás áreas. Esto no es casual. En cierta medida está motivado porque se piensa que así se preserva la confidencialidad. Obviamente se confunde con opacidad cuando son conceptos que nada tienen que ver.
El archivo debe ser único, accesible y los cambios en la estructura de la empresa ni pueden ni deben afectarle, lo único que puede variar es el permiso de acceso a los documentos.
- Propietarios de documentos
Consecuencia del punto anterior son los compartimentos estancos de documentación. Cada trabajador tiene el suyo, y aplica su propio sistema de supervivencia, convirtiéndose en el dueño de los documentos. Solo él sabe dónde encontrarlos y como tramitarlos. La organización del archivo, pues, depende en gran medida de la movilidad de los trabajadores. Los departamentos que tienen más cambios en su personal, como los de ventas, tienen más caos documental.
- No hay procedimientos escritos
Como el archivo está atomizado y cada unidad de negocio organiza su documentación “como puede”, no se suele procedimentar o si se hace es una iniciativa aislada que acaba muriendo cuando los que lo promovieron se marchan. La consecuencia es que las personas que se incorporan no encuentran la información y las que se van se la llevan puesta ya que su conocimiento no ha quedado plasmado en un procedimiento.
- Ecosistemas documentales
Es habitual que todos los documentos, sean del tipo que sean, coexistan en el mismo espacio: documentación tramitada, finalizada, borradores, obsoletos, histórica, interna y externa. . ¿Qué pasa con la información crítica? Pues que solo quien la genera o recibe es capaz de localizarla y la mayoría desconoce su existencia.
Aunque normalmente suelen estar diferenciados los archivos de gestión de los intermedios e históricos, lo habitual es solo se hagan las trasferencias cuando falta espacio físico o virtual en los archivos de gestión. Lo cual nos lleva a hablar de la seguridad de los datos y su conservación. Por regla general, como no están identificados, para los encargados de hacer copias de seguridad todos los documentos tienen el mismo valor y a todos se les aplican las mismas medidas de seguridad. En el caso de los depósitos de papel ocurre algo parecido los expedientes se almacenan o se abandonan a su suerte mezclando la documentación crítica y la que no lo es.
- Duplicidades
Si las fotocopias complicaron la gestión de los archivos papel en los años 80 del pasado siglo, en los digitales, el problema se ha multiplicado exponencialmente ya que tener una copia es tan sencillo como hacer “clic”. Bajo el punto de vista del trabajador es una acción de defensa porque desconfían que vuelvan a encontrar el documento que les ha costado la misma vida localizar y es lógico que como precaución guarden una copia ¿Quién se lo puede reprochar? Así los archivos de por si divididos se subdividen a su vez en tantos archivos como trabajadores tiene la empresa, con duplicidades a granel y cada uno con su propia orden.
- Versiones
¿Estoy trabajando con un documento actualizado u obsoleto?, esa pregunta se la hacen miles de personas a diario. Solo es posible dar una respuesta afirmativa si desde el principio hay establecidas normas que definan con precisión como se deben almacenar y nombrar las versiones, de lo contrario ni siquiera quienes crearon los documentos son capaces de saber cuál es la definitiva.
- Digitalización descontrolada
Digitalizar está al alcance de todos, es barato y sencillo. Los documentos papel no se pueden compartir tan fácilmente como los digitales y la solución es tener una copia digitalizada. Hasta aquí, correcto. El problema es que volvemos a tener a los propietarios de documentos decidiendo qué, cuándo y cómo se digitaliza. En el caso de la Administración pública estas malas prácticas son más peligrosas porque muchos de los documentos contienen información sometida al cumplimiento de la ley de protección de datos personales. Si no hay un plan de digitalización, se corre el peligro de que se almacenen documentos con datos personales en carpetas que no están dadas de alta en la Agencia Española de Protección de Datos o que personas no autorizadas tengan acceso a información sensible.
- La comunicación interna y externa a través del correo electrónico
El correo electrónico ha pasado de ahorrarnos trabajo a producirnos pesadillas. A día de hoy sigue siendo el sistema que usamos mayoritariamente para comunicarnos y enviarnos documentación. Millones de documentos van de un lado a otro acumulándose en las carpetas de correo de receptores y emisores. La consecuencia es que son archivos paralelos y hay tantos como cuentas de correo tenga la empresa. Con el paso del tiempo se han convertido en enormes almacenes de información de difícil clasificación y acceso. ¿En qué carpeta estará….? ¿Qué fecha tenía? ¿Cuál era el asunto?…… pérdidas y más pérdidas de tiempo y…dinero. Es un problema serio que está haciendo que muchas empresas y la propia Administración busquen otras formas de comunicación y de compartición de documentos mediante el Cloud computing o Redes Sociales privadas, opciones que cada año ganan más adeptos. [i]
[i]Bustelo-Ruesta, Carlota, con la colaboración de Amérigo, Nuria. “Gestión y uso de la información en la empresa en 2011″. Anuario ThinkEPI, 2012, v. 6, pp. 93-99
2. PROFESIONALIZAR LOS ARCHIVOS
Cuando tras una auditoria documental se ponen estos problemas encima de la mesa, la conclusión inmediata es que el archivo de oficina “va por libre” siendo la única actividad de la empresa que no está integrada con el resto de los procesos. El archivo como activo intangible si tiene cifras y no buenas precisamente. Son pocas las organizaciones que están satisfechas con su gestión de documentos conscientes, en mayor o menor medida, que las malas prácticas documentales son un serio obstáculo en su trabajo diario y en el rendimiento global. La falta de eficacia en la gestión de la información se refleja en el grado de satisfacción de usuarios y/o clientes y en las cuentas de resultados.
La gestión profesional de los archivos y aplicar estándares de calidad es cada vez más necesario. La tendencia es que se equipare con el resto de áreas de la empresa tal y como pasó en su día con recursos humanos, informática, marketing…., que al ponerse en manos de expertos mejoraron el rendimiento empresarial en términos de eficacia y competitividad.
3. I+C+E
La paulatina demanda de profesionalización de los archivos de gestión tiene mucho que ver con el cambio de escenario que se está produciendo a nivel económico y tecnológico que marca una fuerte tendencia hacia la innovación, la calidad y la excelencia (I+C+E) como valores ineludibles en lo público y lo privado.
La Innovación no es solo reinventar la rueda o introducir nuevos servicios o productos. También innovar es cambiar la forma de hacer las cosas. En nuestro país en el campo documental hay mucho por hacer, y por eso las empresas empiezan a tener conciencia de que el acceso a información fiable en el momento preciso es vital para la toma de decisiones y un hito indispensable en el camino hacia la innovación.
La calidad tiene su mayor exponente en las normas ISO[i] que tuvieron su momento álgido a final del pasado siglo. Obtener el sello de certificación era una garantía del buen hacer de la organización.
Si inicialmente fueron las grandes empresas las primeras en adoptarlo, hoy las Administraciones públicas y las PYMES se van sumando cada vez más a esta tendencia. Es cierto que ha bajado el número de certificaciones de calidad por efecto de la crisis, pero eso no cambia el hecho de que las empresas sean conscientes que la normalización es necesaria en su recorrido hacia la innovación y la excelencia. Aunque el fin no sea conseguir la certificación oficial, cada vez se aplican más estándares de calidad como primera medida para mejorar la competitividad y las oportunidades en un futuro próximo.
En el plano documental, durante los 10 últimos años la ISO 15489 ha sido nuestro libro de cabecera, pero como todos sabemos, tiene sus limitaciones ya que no es posible enlazarla con el resto de normas ISO, especialmente con la ISO 9001 que es la más común. La ISO 15489 es una perfecta guía de buenas prácticas, pero no se integra con el resto de procesos de la empresa. No incluye acciones correctivas, preventivas, ni de mejora y tampoco es certificable. El trabajo que realizábamos en los archivos hasta hace un año se quedaba a medias, e incluso un poco devaluado y marginal, porque no se podía incluir en el plan de calidad de la empresa y no era auditable por un tercero. Estos déficits han sido corregidos por la familia ISO 30300-30301.[ii]
Para los profesionales de la información, la publicación a finales de 2011 de las normas ISO 30300-30301 fue una gran noticia. Ha supuesto un antes y un después para los consultores que trabajamos en los archivos de gestión. Durante el 2012 y lo que llevamos de 2013 están teniendo mucha difusión y gran acogida y se sigue trabajando para hacerlas más completas.
Es pronto para evaluar los efectos que está teniendo esta norma, pero en el año que lleva publicada muchos de mis clientes que tenían ya implantada la ISO 9001 y los que están en proceso de certificarse han mostrado interés por integrar también el archivo en su sistema de Calidad. Y para los nuevos con ISO 9001 o sin ella, es una garantía contar con un estándar que enlace la gestión de documentos con sus procesos y evolucione a la par que el resto de actividades de la organización.
- La excelencia
Es el último escalón de la mejora continua según los principios de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM)[i] y lleva aparejados muchos requisitos como la responsabilidad social corporativa, calidad, integración de procesos… pero todos ellos por bien planteados que estén necesitan apoyarse en los documentos. Si estos no se gestionan correctamente, si no hay herramientas adecuadas para compartir la información, si no existen buenos canales de comunicación y de intercambio, si no se procesan correctamente los datos, si no se aplica la legislación………….no se puede alcanzar la excelencia. Volvemos a la necesidad de un sistema eficaz, eficiente y avanzado de información como un imprescindible para el crecimiento.
[i] Resumen EFQM. www.guiadelacalidad.com
http://www.guiadelacalidad.com/files/pdf/Presentacion_del_modelo_EFQM.pdf
[i] Asociación Española de Normalización y Certificación
http://www.aenor.es/aenor/inicio/home/home.asp#.USyHPqU02So
[ii]Blog ISO 30300
4. LOS ARCHIVEROS 3.0 EN LA GESTIÓN DEL CAMBIO
Para terminar quisiera hacer una mención al papel que tenemos de los profesionales de la gestión de la información en este cambio de época del que hablábamos al principio. Da igual la especialidad y que el entorno de trabajo sea público/privado, lo importante es que hagamos nuestros los valores de; renovación continua, adaptación a las necesidades de clientes/usuarios y visibilidad. No se trata de entrar en el terreno de otras profesiones, si no de ofrecer los servicios de calidad que reclama la sociedad de la comunicación con las tradicionales técnicas de archivo renovadas y adaptadas a las nuevas exigencias, entre ellas la orientación a cliente.
La web 2.0 y la 3.0 son un salto cualitativo y cuantitativo en el campo de la comunicación y la colaboración, cada vez más fluida en el intercambio de experiencias entre profesionales, usuarios de servicios, empresas y Administraciones públicas. Archiveros, bibliotecarios y documentalistas publican cada día a través de redes sociales, blogs y webs miles de documentos que colaboran en la creación de una conciencia colectiva sobre la necesidad de poner en valor la información de las organizaciones y del freno que supone para avanzar el no hacerlo. Nunca tuvimos tantos medios para ser actores en el proceso de crecimiento que se basa en la I+C+E. Una magnífica oportunidad que está al alcance de nuestra mano si sabemos aprovecharla.
Vale
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Después de varios meses sin escribir en el blog, lamento reiniciarlo con la triste noticia del fallecimiento de Angel Fuentes de Cía. Es simbólico que fuera ayer 9 de junio día Internacional de los Archivos , cuando se difundió la información a través de las redes sociales, listas de distribución y en blogs. Hace muchos años que no tenía contacto con Ángel pero era mi referente como experto en archivos fotográficos y un hombre con unas cualidades fuera de lo común, lo que me hace lamentar doblemente su pérdida.
Ángel Fuentes impartiendo un curso
www.angelfuentes.es
Como muchos de los profesionales de este país tuve la suerte de ser alumna suya en la Universidad de Pamplona. En aquellos años yo dirigía el servicio de Gestión de la Documentación e Información del Museo Picasso Málaga . En 2005 se adquirió para el Archivo del MPM el fondo fotográfico de Roberto Otero compuesto por varios miles de fotografías y negativos de Picasso. Anticipándome a la recepción del fondo comencé a diseñar un plan de conservación y para ello conté con la inestimable ayuda de Ángel que sin dudarlo me ayudó desinteresadamente. Tras este breve contacto a la primera ocasión que tuve no dudé en inscribirme en uno de sus cursos.
Desde el primer momento me fascinó la pasión que ponía en su trabajo, sus conocimientos, la calidad de sus clases y su personalidad. Fue una semana muy intensa porque las clases se prolongaron todos los días más allá del horario lectivo, fue nuestro guía por las calles de una Pamplona otoñal en las que hablamos, además de fotografía, de lo divino y lo humano. Una experiencia inolvidable en todos los sentidos, profesional y personal.
Sirva este pequeño post como homenaje para un profesional excepcional, comprometido con el patrimonio como podemos ver en esta entrevista: http://vimeo.com/51471940 y siempre dispuesto a ofrecer su consejo y ayuda. A la comunidad archivera nos queda su legado y un difícil reto: continuar su labor y estar a su altura. Hasta siempre Ángel .
Ángel Fuentes con sus alumnos
www.angelfuentes.es
PD- Para aquellos que estén interesados en los archivos fotográficos recomiendo el documento de trabajo de Ángel Fuentes: La conservación de Archivos Fotográficos (2012) publicado por la Asociación Española de Documentación e Información (SEDIC) y que se puede descargar gratuitamente.
Vale
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Tags: Ángel Fuentes de Cía, Conservación Archivos Fotográficos, Restauración Archivos Fotográficos
Junto con Mónica Mouton (Docufilos) ayer asísti a una interesante conferencia de José Ruiz, especialista en Neuro-Marketing, organizada por AJE Málaga a instancias de mi amigo Ignacio del Valle, Director creativo de Bypass, que además de un gran profesional es una excelente persona dispuesta siempre a compartir y difundir ideas innovadoras.
¿Qué tiene que ver e esto con los profesionales que gestionamos la información? Pues mucho porque el neuro-marketing se puede aplicar a cualquier ámbito y en nuestra profesión las acciones marketinianas son un aspecto bastante descuidado. Con frecuencia nos quejamos de que no se nos valora y de la dificultad que encontramos para llegar al gran público. Una de las causas es la ausencia de una buena estrategia de ventas para difundir y poner en valor nuestros servicios.
Hace algunos meses escribía en este blog que había que enamorar al cliente. El neuro- marketing nos ayuda a hacerlo. Nuestro experto propone unos pasos sencillos de iniciación que van encaminados a grabar en el cerebro de nuestro público objetivo experiencias positivas que abarquen todos los sentidos y que van desde los olores a la iluminación pasando por la comunicación.
1º Para nuestro cerebro todo es intangible ya que se rige principalmente por emociones que nos influyen en la continua toma decisiones y en las que empleamos apenas décimas de segundo. Por ello deberíamos preocuparnos por generar expectativas y sensaciones positivas que activen la zona de recompensa del cerebro de nuestros usuarios y clientes.
2º Conectar con las personas, las palabras archivo o biblioteca rara vez se relacionan con algo placentero, pero si detrás hay un ser humano con el que hablar podemos cambiar esa percepción. Hay que estar en primera línea y no ocultos en despachos. Las redes sociales son esenciales para difundir nuestro trabajo. El libro la Reputación On line de Javier Leiva ,que tanta difusión tuvo en redes sociales, es una buena herramienta para aprender a mantener una vía fluida de intercambio de información con nuestro público objetivo e integrar elementos nuevos a nuestra comunicación.
Biblioteca Museo Reina Sofía
3º Transparencia para que se conozca lo que hacemos y como lo hacemos. Hay que empezar por intentar que las instalaciones sean más atractivas. La biblioteca del Museo Reina Sofía es un buen ejemplo de ello. Situada a pie de calle con una cálida iluminación y amplias cristaleras desde las que se ve la sala de lectura. No siempre es posible que Jean Nouvell nos diseñe nuestro espacio de trabajo, pero se pueden hacer muchas cosas para mejorarlo si pensamos en ello.
Reconozcamos que muchos (no todos) de nuestros archivos y algunas bibliotecas son bunkers a los que casi da miedo entrar y eso no conecta precisamente con las emociones que invitan al cerebro a repetir la experiencia o clasificarla entre las buenas sensaciones del día.
4º. En el imaginario colectivo, gracias a la literatura y a Hollywood, nuestro perfil se relaciona como aburrido y tedioso rayano en el fracaso y la frustración. Recordemos algunos bibliotecarios célebres: en Qué bello es vivir la bibliotecaria es una solterona asustadiza, en J. Edgar el protagonista organiza un magnifico archivo pero es psicótico, en El nombre de la Rosa el bibliotecario un asesino en serie, en la recientemente estrenada Frank y el robot la bibliotecaria, que es ni más ni menos que Susan Sarandon, tiene como ayudante, y futuro sustituto, a un robot impertinente con un diseño horroroso llamado Darcy (además con recochineo) nada que ver con el robot de diseño del protagonista que además es encantador…… en definitiva un largo etcétera de personajes que crean una idea errónea que hay que desactivar cuanto antes.
Tenemos que conocer mejor lo que esperan de nosotros clientes y usuarios para evitar que nos asocien con ideas preconcebidas que nada tienen que ver con nuestra experiencia corporativa y que devalúan nuestros servicios.
En definitiva que aunque hay excelentes profesionales que hacen un trabajo de calidad, no es suficiente si no se cuidan otros aspectos que ayuden a conectar con los clientes que contratan nuestros servicios y a fidelizarlos.
No somos una excepción y en un mundo globalizado y competitivo y debemos cambiar cuanto antes la percepción que se tiene de nosotros para que otros profesionales mejor posicionados no ocupen nuestro lugar. El neuro-marketing puede ser un camino para el cambio.
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La digitalización de documentos inició sus pasos en la última década del pasado siglo y en el presente es un imprescindible de nuestra vida privada y laboral. Un medio excelente para la conservación y difusión de los documentos que los hace más accesibles, transportables y compartibles. El bajo coste de la reproducción y almacenamiento digital, frente a la documentación papel es imbatible y tiene un largo etcétera de beneficios sobre las que no hay que insistir porque son sobradamente conocidos.
¿Todo son ventajas?
Antes de contestar pensemos en millones de personas…. o mejor en nuestros más cercanos colaboradores digitalizando y almacenando según su criterio personal docenas de documentos al día, cientos al mes y miles al año. ¿Preocupante no? Lo que en principio era la solución se puede convertir en un problema, sobre todo, si nos empeñamos en que el medio, la tecnología, se convierta en el fin.
La digitalización descontrolada empieza a preocupar a las Administraciones públicas. Consciente de ello el Archivo Provincial de Málaga ha promovido el curso organizado por el Instituto de Administración Pública de La Junta de Andalucía: Digitalización y Archivos de oficina dirigido a funcionarios, celebrado del 2 al 22 de abril.
Tomás López Director de la empresa IMTHE y yo impartimos una de las jornadas de formación dedicada a iniciar a los alumnos en los conceptos básicos de la digitalización y su práctica. Además de los aspectos técnicos:
• Formatos y estándares de digitalización que se pueden utilizar en la captura de imágenes
• Procesos de post-producción y grabación de los archivos digitalizados
• Estaciones de captura y software especializado
A modo de introducción, se hizo una exposición de los objetivos y metodología necesarios para diseñar un plan de digitalización, como paso previo indispensable para cualquier proyecto documental, en el que como mínimo hay que incluir:
• El alcance y la finalidad de la documentación a digitalizar
• A que series documentales concierne
• Como se va a integrar con el archivo digital
• Quienes serán los responsables
• Cómo afectará al proceso de tramitación de los documentos
• Que se va a externalizar y que no. Evaluar si la documentación que hemos incluido en el plan podemos llevarlo a cabo todo o una parte y si es necesaria la colaboración de una empresa externa
• Normalización de los procesos de digitalización. Que normas y leyes, como la Ley de protección de datos, afectan a este proceso
• Plan de calidad. Que controles va a tener el proceso para asegurarnos la fiabilidad, integridad y conformidad de los documentos
• Diseño de procedimientos
• Cómo incidirá en la cultura de la organización
Una vez más desde este blog, insistimos, en la necesidad de realizar una planificación rigurosa antes de implantar cualquier tecnología que afecte a nuestros archivos como único camino para obtener buenos resultados.
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